辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將(jiāng)現代化辦公和計算機網絡功能(néng)結合起(qǐ)來的一種(zhǒng)新型的辦公方式。辦公自動化沒(méi)有統一的定義，凡是在傳統的辦公室中采用各種(zhǒng)新技術、新機器、新設備從事(shì)辦公業務，都(dōu)屬于辦公自動化的領域。在行政機關中，大都(dōu)把辦公自動化叫(jiào)做電子政務，企事(shì)業單位就都(dōu)叫(jiào)OA，即辦公自動化。通過(guò)實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，可以優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能(néng)力，強化決策的一緻性，最後(hòu)實現提高決策效能(néng)的目的。
OA基本概念
計算機的誕生和發(fā)展促進(jìn)了人類社會的進(jìn)步和繁榮，作爲信息科學(xué)的載體和核心，計算機科學(xué)在知識時代扮了重要的角色。在行政機關、企事(shì)業單位工作中，是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，以計算機爲中心，采用一系列現代化的辦公設備和先進(jìn)的通信技術，廣泛、全面(miàn)、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業内部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過(guò)去複雜、低效的手工辦公方式，爲科學(xué)管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的标準。中國(guó)專家在第一次全國(guó)辦公自動化規劃讨論會上提出辦公自動化的定義爲：利用先進(jìn)的科學(xué)技術，使部分辦公業務活動物化于人以外的各種(zhǒng)現代化辦公設備中，由人與技術設備構成(chéng)服務于某種(zhǒng)辦公業務目的的人一機信息處理系統。
OA未來： “以人爲本”是協同的精髓
企業的核心管控環節包括各項事(shì)務都(dōu)存在一個事(shì)前規劃預測、事(shì)中執行監控、事(shì)後(hòu)分析優化的循環體系，都(dōu)要有一個目标制定、分解執行落地、執行中資源協助、執行後(hòu)分析優化的過(guò)程，不管是流程管理、知識管理還(hái)是目标績效、計劃任務管理。當我們把目光聚焦到執行者身上，就很輕易地得出以人爲中心的協同運營導航平台的原型：這(zhè)個平台需要能(néng)夠明确地傳達他的工作體系是怎樣(yàng)的、目标是什麼(me)、執行落地的步驟該怎麼(me)操作、執行過(guò)程中所需要的資源應該從哪裡(lǐ)獲取，以及執行的過(guò)程可以怎樣(yàng)來優化等等，而這(zhè)個執行的過(guò)程支撐著(zhe)企業各項事(shì)務的落地和效果。因此，以人爲中心是協同的精髓之所在。
OA功能(néng)介紹：
OA軟件的核心應用是：流程審批、協同工作、公文管理(國(guó)企和政府機關)、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務管理、會議管理、關聯人員、系統集成(chéng)、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調查、常用工具(計算機、萬年曆等)。
OA管理平台基于“框架+應用組件+功能(néng)定制平台”的架構模型，主體部分由30多個子系統組成(chéng)，包括信息門戶、協同工作、工作流程、表單中心、公文流轉、公共信息、論壇管理、問卷調查、計劃管理、會務管理、任務管理、關聯項目、關聯人員、文檔管理、外部郵件、在線考試、車輛管理、物品管理、設備管理、常用工具、辦理中心、在線消息、督辦系統、短信平台、常用工具、人事(shì)管理、功能(néng)定制平台、集成(chéng)平台、系統管理等，近萬個功能(néng)點。
OA的五大特性
OA強調辦公的便捷方便，提高效率，作爲辦公軟件就應具備幾大特性：易用性、健壯性、開(kāi)放性、嚴密、實用。
易用性
沒(méi)有全面(miàn)的應用做基礎，一切都(dōu)是空談。
管理落地必須面(miàn)向(xiàng)全員，所以，軟件也必須能(néng)夠被(bèi)全員所接受，被(bèi)全員所喜愛。如果易用性不強，這(zhè)個前提就不存在了，制度落地就隻能(néng)是空談。而任何軟件都(dōu)是需要培訓的，不過(guò)上網卻幾乎人人都(dōu)會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網頁風格可能(néng)是個最佳選擇。
健壯性
必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩定性。
管理“落地”必須面(miàn)向(xiàng)全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能(néng)保證全員應用的穩定性，尤其是針對(duì)集團型企業，軟件必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都(dōu)可能(néng)影響到現實的集團業務，從而造成(chéng)不可估量的損失。
堅持網絡風格是最大限度提升軟件健壯性的一種(zhǒng)有效手段，因爲這(zhè)樣(yàng)一來，決定應用并發(fā)數的并不是軟件平台本身，而是硬件和網絡速度；也就是說，從理論上講，類似的軟件平台沒(méi)有嚴格的并發(fā)數限制。
開(kāi)放性
能(néng)夠與其它軟件系統完成(chéng)必要的關聯性整合應用。
管理“落地”在現實管理中滲透到管理的各個方面(miàn)，而沒(méi)有哪一套軟件能(néng)夠獨立的完成(chéng)所有方面(miàn)的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面(miàn)而廣泛的整合性，能(néng)夠從其它軟件系統中自動獲取相關信息，并完成(chéng)必要的關聯性整合應用。 從技術上看，采用整合性強的技術架構（J2EE）作爲底層設計對(duì)軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能(néng)預留大量接口，爲整合其他系統提供充分的技術保障。同時，現實的整合經(jīng)驗也必不可少，因爲整合應用不光涉及到技術層面(miàn)，還(hái)包括對(duì)管理現實業務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等等實際操作技能(néng)要求。
嚴密性
必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一。
企業，尤其是集團型企業，從制度落地的現實需求來看，一方面(miàn)必須有統一的信息平台，另一方面(miàn)，又必須給各個子公司部門相對(duì)獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現“用戶、角色和權限”上的三維管控，還(hái)必須同時實現信息數據上的大集中與小獨立的和諧統一，也就是必須實現“用戶、角色、權限+數據”的四維管控，具備全面(miàn)的門戶功能(néng)。
實用性：80%标準化+20%個性化的絕配。
實用性
軟件功能(néng)必須與管理實務緊密結合，否則藥不對(duì)症，反而可能(néng)有負作用。而且，還(hái)必須能(néng)适應企業管理發(fā)展的要求。
現實中，企業一方面(miàn)需要軟件盡最大可能(néng)的滿足現有需求，另一方面(miàn)，管理本身也是個不斷發(fā)展的過(guò)程，所以，企業又需要軟件能(néng)夠滿足發(fā)展的需求。面(miàn)對(duì)這(zhè)個現實與發(fā)展間的矛盾，業界常見的有三種(zhǒng)解決模式，項目化、産品化和平台化。
教育行業
随著(zhe)新知識經(jīng)濟時代的到來，我國(guó)教育OA管理信息化建設開(kāi)始朝标準化、規範化的方向(xiàng)發(fā)展，對(duì)于在原有基礎上加強高校管理、提高教育教學(xué)水平、人才培養質量和辦公效率等提出了更高的要求。
計算機信息技術是當代最富有活力和創造力的技術，實踐證明隻有把計算機信息技術很好(hǎo)結合到學(xué)校教學(xué)、管理工作中，大力發(fā)展網絡教學(xué)應用、建設數字化圖書館、建設全面(miàn)的網絡社區服務等等，從而形成(chéng)一流的、數字化的網絡環境、教學(xué)資源、教學(xué)與學(xué)習環境、管理手段和後(hòu)勤服務，才能(néng)爲學(xué)校現代化教學(xué)手段和管理模式的實施提供有力的保障，爲教學(xué)研究和人才培養構建現代化的信息平台。
1、校園信息門戶管理
校園信息門戶OA解決方案爲學(xué)校提供了一個内容展現的個性化窗口，可爲校園網用戶提供信息的彙總、分類、搜索、發(fā)布；提供面(miàn)向(xiàng)各類用戶、不同階段的個性化信息展現服務，實現對(duì)學(xué)校重要新聞、内部通知、規章制度建立協作機制，實現用戶間的信息交流共享。
通過(guò)提供的協同OA辦公系統的門戶設置，可以根據單位發(fā)展的不同階段，自行搭建不同的信息門戶，實現門戶的個性化、階段化應用，如個人門戶、科室門戶、學(xué)校門戶、教委門戶、領導門戶、關聯門戶、知識門戶、制度門戶、新聞門戶等等，從而實現將(jiāng)有用的信息自動推送給有用的人；有權限要求的信息自動推送給有權限的人。把用戶最關心的内容推送給用戶，使用戶一目了然的在一個界面(miàn)上看到想要看到的信息，提高用戶的工作效率。
2、日常協同管理
即時消息、協同工作解決日常工作中的全部溝通問題，溝通内容便于積累和追溯，信息獲取方式可以是消息提醒框、郵件提醒、短信提醒等方式。合理安排和查詢日常工作計劃、日程和會議，并可將(jiāng)工作流程進(jìn)行規範和優化，通過(guò)強大的表單和流程自定義設計功能(néng)，用戶可根據自己的業務特點設計複雜的業務流程及表單，利用現有的sql輸入檢索功能(néng)可以抓取本系統及其他系統中的數據，實現和其他系統的數據整合。
3、公文檔案管理
公文檔案管理OA解決方案系統實現了收文管理和發(fā)文管理的自動化，功能(néng)包括我的收文、發(fā)文拟稿、發(fā)文草稿、發(fā)文查閱、發(fā)文設置、簽收公文、收文查閱、收文設置等，并且公文的正文支持修改留痕、手寫簽名、套紅頭、簽章等各種(zhǒng)應用。可靈活設定公文流程，自動進(jìn)行流程跟蹤、催辦、查辦，并可歸類存檔和檢索。
4、公共信息管理
公共信息包括組織機構、機關最新動态、規章制度、政策法規、辦公辦事(shì)指南、工程建設、信息發(fā)布等功能(néng)，内部用戶可通過(guò)本系統平台，查詢政府内部相關資料，以及相關動态信息。
5、論壇管理
論壇爲内部的工作人員提供非正式的溝通交流平台。用戶可通過(guò)論壇管理將(jiāng)更好(hǎo)的利用現代化網絡資源，實現讨論發(fā)布、信息交流、信息共享，達成(chéng)共識等功能(néng)。
6、會議管理
協同辦公平台通過(guò)會議管理模塊可實現對(duì)視頻、非視頻會議相關的各種(zhǒng)資源的管理。
7、任務管理
任務管理包括自己給自己安排的任務和領導安排給我的任務，任務管理子系統的目的在于規範工作的目标，領導對(duì)任務能(néng)進(jìn)行實時管控。
8、知識管理
知識管理解決方案可以實現如下功能(néng)：文件及目錄操作、資料共享發(fā)布、文件檢索、日志管理、文件回收站等。
9、郵件管理
個人在日常工作中有可能(néng)會給外部的人員發(fā)送電子郵件或者接收外部人員發(fā)給我的電子郵件，郵件管理子系統提供基于Web的Email發(fā)送、閱讀和存儲、查找功能(néng)，并支持郵件轉協同。
10、人事(shì)管理
主要包括組織機構管理和部門管理，内部人員的調動、請假、出差、離職等人事(shì)相關流程，考核和合同管理。
12、車輛管理
辦公室及下屬單位擁有一定數量的車輛，車輛的管理成(chéng)爲日常事(shì)物中的一項重要工作。本系統要實現集中管理車輛的基本信息、運營、維修、事(shì)故、違章等一系列信息，有效跟蹤管理每台汽車的使用狀況，提高工作效率，使企業車輛管理更加科學(xué)、更加規範。
12、物品管理
物品管理主要對(duì)各單位内部的辦公用品進(jìn)行采購、領用管理，對(duì)分支機構及部門内部辦公用品的費用分攤以及分支機構、部門内部領用的數量進(jìn)行統計。
13、設備管理
設備管理的主要作用是完成(chéng)單位設備日常業務的核算和管理，按部門和單位實現對(duì)設備資産的基本信息錄入、查詢、采購、領用、調撥轉移、維修折舊等管理。
14、督辦管理
每一個任務（包括公文處理、個人任務、部門任務等）一般都(dōu)有一個标準的辦理時間，甚至是細化到每一個流程中處理節點的辦理時間。因此協同辦公系統針對(duì)每一個任務流程的每一個處理節點設置了标準辦理時間，如果超過(guò)這(zhè)個時間，可以通過(guò)催辦、督辦、提醒等方式提醒處理人處理。
15、移動OA辦公管理
移動辦公是一套將(jiāng)移動通信元素與協同辦公系統有機的結合在一起(qǐ)，集日常辦公、信息查看、内部通信等多項功能(néng)爲一體的在線辦公溝通工具；爲實現信息溝通和資源共享，盡量節省投資，應對(duì)終端手機有較高的兼容性，不同平台及智能(néng)程度的手機終端能(néng)實現相同的功能(néng)。
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